Yang Harus Diperhatikan Oleh Atasan untuk Karyawannya Bila Overworked

www.timeday.org – Yang Harus Diperhatikan Oleh Atasan untuk Karyawannya Bila Overworked. Wajar jika Anda menginginkan karyawan Anda seproduktif mungkin, dan setiap perusahaan terkadang memiliki waktu yang lebih sibuk daripada yang lain. Tapi jangan membuat kesalahan umum dengan memakai bakat terbaik Anda.

Ke hindari kelelahan karyawan, seimbangkan harapan tinggi Anda dengan strategi yang solid untuk mencegah karyawan menjadi kewalahan.

Kelelahan karyawan: Jangan mengutamakan produktivitas daripada orang-orang Anda

Tingkat produktivitas yang tinggi adalah tujuan positif yang ingin dicapai oleh sebagian besar tempat kerja. Tetapi terobsesi dengan produktivitas sampai-sampai Anda mengabaikan orang-orang yang melakukan pekerjaan bisa menjadi kesalahan besar.

Ini datang dengan biaya manusia yang nyata: kelelahan karyawan.

Kelelahan karyawan adalah puncak dari kelelahan kekuatan fisik dan emosional, yang selanjutnya dapat dipengaruhi oleh kurangnya dukungan dan sumber daya.

Bagaimana Anda tahu jika kantor Anda mengalami kelelahan karyawan?

Karyawan dapat melakukan hal-hal berikut:

• Mengundurkan diri atau menarik diri
• Tampak demoralisasi, khawatir atau stres
• Melestarikan budaya tempat kerja yang negatif
• Sering absen
• Sering sakit
• Meninggalkan perusahaan untuk kesempatan lain

Ketika produktivitas dihargai di atas segalanya

Katakanlah Anda mendorong produktivitas dengan keras. Apa yang bisa salah?

Dampak kelelahan karyawan menjangkau anggota tim lainnya, bisnis Anda, dan pelanggan Anda. Ketika orang tidak senang dengan keadaan pekerjaan mereka, mereka dapat menyampaikan hal itu – sengaja atau tidak – kepada rekan kerja dan pelanggan. Di dalam tim Anda, negatif bisa menular. Pelanggan dapat ditolak oleh pengalaman pelayanan yang buruk.

Ketika orang banyak absen atau mengundurkan diri dari perusahaan Anda, Anda tidak akan memiliki tenaga kerja untuk memenuhi permintaan output, yang dapat berdampak pada keuntungan Anda dan – ironisnya – mengurangi produktivitas.

Tetapi kelelahan karyawan tidak selalu sesederhana seseorang yang frustasi dan perlu istirahat. Ini juga dapat memiliki konsekuensi serius.

Contoh ketika pekerjaan dapat – secara harfiah – membuat Anda sakit

Beberapa pekerjaan atau kondisi kerja sangat rentan terhadap kelelahan karyawan.

1. Tenaga penjualan Tenaga

penjualan beroperasi di bawah tekanan kuat untuk melampaui target tertentu atau bertemu dengan sejumlah calon pelanggan tertentu – dengan pemahaman penuh bahwa pekerjaan mereka dipertaruhkan jika tujuan tidak tercapai.

Jenis karyawan ini benar-benar dapat bekerja sendiri, terutama jika target penjualan atau proses yang menentukan pekerjaan mereka tidak dapat dipertahankan.

Penyakit yang berhubungan dengan stres meliputi:

• Peningkatan tekanan darah
• Sistem kekebalan tubuh yang lemah
• Serangan jantung

2. hubungan tidak harmonis antar Karyawan

Jarak jauh dapat berada di bawah tekanan untuk menunjukkan etos kerja dan tingkat produktivitas mereka.

Mereka tidak berbagi ruang kerja yang sama dengan manajer mereka dan dapat takut orang lain menganggap mereka malas atau mempermainkan sistem untuk mengurangi beban kerja. Akibatnya, mereka dapat memberikan kompensasi yang berlebihan dalam jam kerja mereka dan terobsesi dengan kualitas hasil kerja.

Dengan lebih sedikit batasan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi – antara ponsel, email, dan instant messenger (IM) – para pekerja ini juga dapat merasa seolah-olah mereka siap dihubungi 24/7 dan tidak pernah bisa istirahat. Seseorang yang bekerja tanpa henti seperti ini bisa mudah patah.

3. Pengemudi truk, pekerja gudang, dan peran sensitif waktu lainnya

Pekerjaan seperti pengemudi truk sering kali ditekan untuk melakukan pengiriman tepat waktu, apapun yang terjadi. Hal ini menciptakan insentif untuk berkendara sepanjang malam untuk mencapai tujuan dan tetap sesuai jadwal, terutama jika mereka terlambat karena masalah pemeliharaan atau kondisi jalan.

Tapi ada risiko tinggi mereka bisa tertidur di belakang kemudi dan menyebabkan kecelakaan mobil besar.

Di era e-commerce dan pemenuhan permintaan, seorang karyawan yang bekerja di jalur perakitan di lantai pabrik bisa berebut untuk memenuhi target kinerja. Mereka berisiko melakukan kesalahan yang ceroboh dan mengalami cedera serius.

Kondisi sensitif waktu ini dapat menyebabkan cedera di tempat kerja, klaim kompensasi pekerja, dan penurunan produktivitas di tempat kerja dalam jangka waktu yang lama.

Baca Juga: Apa yang akan terjadi pada generasi karyawan yang terlalu banyak bekerja ini?

4. Kebijakan kehadiran yang ketat

Mungkin suatu daerah memiliki kondisi jalan yang buruk akibat cuaca buruk, seperti banjir akibat badai atau jalan yang tertutup es akibat badai musim dingin.

Jika kehadiran adalah ukuran produktivitas, dan Anda sangat ketat dengan karyawan tentang berapa banyak waktu yang dapat mereka habiskan di luar kantor, karyawan dapat mengabaikan keselamatan mereka.

Pesan yang mereka terima adalah “datang untuk bekerja atau yang lain.” Mereka mungkin merasa tertekan untuk mengambil risiko yang biasanya tidak mereka ambil. Akibatnya, mereka secara tidak sengaja dapat mengalami kecelakaan selama perjalanan mereka.

Di bawah persyaratan kehadiran yang sama, seseorang yang merasa tidak sehat dapat dipaksa masuk kerja – hanya untuk mengalami insiden medis besar di kantor dan harus dilarikan ke rumah sakit.

Dalam setiap skenario ini, Anda tidak hanya bisa kehilangan karyawan yang berharga, tetapi juga membuat perusahaan Anda bertanggung jawab.

Bagaimana Anda bisa mencegah situasi seperti ini terjadi?

Elemen penting produktivitas: mengutamakan orang

Orang adalah aset terbesar Anda.

Sangat penting dan perlu untuk memiliki standar untuk hasil kerja dan kinerja. Tetapi tujuan produktivitas Anda tidak ada gunanya jika orang-orang Anda:

• Sakit
• Terluka
• Lelah Lelah
• Kurang fokus
• Kelelahan dan stres hingga batas maksimum
• Mencari setiap kesempatan untuk melarikan diri

Pada akhirnya, kebahagiaan dan kepuasan kerja berkorelasi kuat dengan produktivitas. Anda mengekstrak kualitas tertinggi, pekerjaan paling konsisten dari orang-orang yang berada di tempat yang baik dalam hal kesehatan fisik dan mental, dan yang merasa bahwa kebutuhan mereka terpenuhi.

Ingat: Tenaga kerja yang bahagia adalah tenaga kerja yang produktif.

Anda harus memprioritaskan kebutuhan karyawan Anda, dan percaya bahwa segala sesuatu yang lain akan terjadi.

Buat orang-orang Anda merasa:

• Didukung
• Dihargai
• Didengar
• Divalidasi

Berikut adalah area di mana Anda dapat memfokuskan upaya Anda.

Menetapkan harapan

Cara tercepat untuk membuat karyawan tidak bahagia adalah dengan menahan mereka pada standar yang tidak dapat mereka capai.

Kiat untuk memastikan bahwa harapan Anda realistis dan dapat dicapai:

• Tetapkan indikator kinerja utama (KPI) untuk setiap jenis peran atau setiap departemen di perusahaan Anda. Ini harus:
  • Spesifik
  • Terukur
  • Dikaitkan dengan tujuan dan strategi bisnis
• Identifikasi kinerja dasar dan standar produktivitas.
• Pantau dan ukur KPI secara terus menerus.
• Jika 100% staf Anda dapat memenuhi KPI mereka, mereka mungkin tidak cukup menantang dan harapan Anda mungkin terlalu rendah. Pertimbangkan untuk meningkatkan KPI.
• Jika kurang dari 50% orang Anda mencapai KPI mereka, ini bisa menjadi indikator bahwa harapan Anda tidak realistis atau ada masalah mendasar lainnya.

Apakah tampaknya ada kekurangan produktivitas yang tersebar luas dan konsisten di tim Anda? Apa yang harus Anda lakukan selanjutnya?

Pertama, periksa lingkungan dan proses kerja Anda untuk menentukan apakah ada masalah. Apakah ada perubahan baru-baru ini yang bisa menjadi biang keladinya? Apakah ruang kerja karyawan Anda kondusif untuk menyelesaikan tugas? Sebagai contoh, apakah desain kantor Anda menghancurkan produktivitas?

Pertimbangkan semua penyebab penurunan produktivitas terkait tempat kerja, termasuk gaya manajemen Anda sendiri.

Kemudian tanyakan kepada orang-orang Anda apakah sesuatu di tempat kerja atau dalam kehidupan pribadi mereka mempengaruhi kinerja mereka, dan rencanakan cara mengatasi masalah ini. Anda dapat melakukan:

• Wawancara satu lawan satu
• Kelompok fokus kecil
• Pertemuan tim yang lebih besar

Untuk memasukkan umpan balik yang lebih baik dari karyawan yang introvert atau kurang banyak bicara, pertimbangkan kombinasi pertemuan atau kelompok fokus dengan wawancara satu lawan satu.

Jika tidak ada masalah jelas lainnya yang terungkap, pertimbangkan untuk menurunkan KPI Anda.

Pahami bahwa produktivitas itu dinamis – itu akan pasang surut sewaktu-waktu.

Pelatihan yang tepat

Anda harus memberi karyawan Anda semua yang mereka butuhkan untuk berhasil dan memenuhi tingkat produktivitas yang diinginkan, dan itu termasuk pelatihan yang tepat untuk peran mereka.

Ketahuilah bahwa Anda tidak dapat melatih proses kerja yang buruk. Jika proses Anda cacat, tidak ada pelatihan yang akan membantu. Inilah sebabnya mengapa Anda perlu memastikan bahwa Anda telah menetapkan proses, prosedur, dan tindakan yang solid dan terbukti – dan kemudian berlatih sesuai dengan itu.

Bersikaplah realistis tentang bagaimana kinerja karyawan ketika mereka memulai peran baru, apakah mereka karyawan baru atau transfer dari departemen lain. Anda tidak dapat mengharapkan bahwa pada hari pertama seseorang akan tampil di level yang sama dengan seseorang yang telah berada di posisi yang sama selama lima tahun.

Beri orang periode peningkatan – biasanya 90 hingga 120 hari – untuk pembelajaran dan pengajaran. Ini memungkinkan mereka untuk membangun kepercayaan diri dan mengikuti irama dengan peran baru mereka.

Mereka juga membutuhkan waktu untuk beradaptasi dengan budaya tim baru serta kepribadian dan gaya kerja rekan kerja baru mereka.

Strategi yang menyeimbangkan produktivitas dengan kesejahteraan karyawan

Cara tambahan untuk menghindari kelelahan karyawan:

1. Berkomunikasi dengan karyawan Anda tentang kinerja dan produktivitas secara teratur – tidak hanya selama tinjauan formal. Menumbuhkan lingkungan dialog yang terbuka dan berkelanjutan. Sebagai manajer, pimpin tugas dan tetapkan tenor untuk tim Anda.
2. Biarkan karyawan tahu bahwa Anda mendengarkan dan Anda mendengarnya. Terima umpan balik dan masukan mereka. Jika Anda tidak dapat mengambil tindakan atas ide-ide mereka, jelaskan alasannya.
3. Jadilah perhatian dan petunjuk untuk kebutuhan karyawan. Perhatikan tanda-tanda stres yang terlihat. Biasakan untuk mendekati karyawan dan menanyakan kabar mereka.
4. Jelaskan kepada karyawan saluran dan proses yang tepat untuk mengirimkan umpan balik atau masalah yang berkaitan dengan kinerja dan produktivitas. Mereka juga perlu tahu ke mana harus pergi jika mereka merasa tidak nyaman berbicara dengan manajer langsung mereka. Informasi ini harus didokumentasikan dalam buku pegangan karyawan Anda.
5. Melaksanakan program kesehatan atau program bantuan karyawan (EAP).
6. Mendorong keseimbangan kehidupan kerja. Gabungkan penjadwalan yang lebih fleksibel jika bisnis Anda mengizinkannya. Anda juga dapat memberikan hari-hari kesehatan berkala kepada orang-orang – atau bahkan beberapa jam libur di sana-sini – sehingga mereka dapat mengisi ulang atau menangani masalah pribadi.
7. Pergilah dari kantor secara berkala untuk memberi orang perubahan pemandangan dan kesempatan untuk memutuskan hubungan dari aktivitas kantor. Misalnya, ajak tim Anda makan siang atau adakan rapat di luar kantor.
8. Pertimbangkan bagaimana otomatisasi atau peningkatan teknologi dapat membuat beberapa proses dan tugas menjadi lebih efisien, dan meringankan beban orang. Lagi pula, hanya ada begitu banyak yang dapat dilakukan orang dalam sehari.
9. Selalu melatih kerendahan hati intelektual. Ini berarti Anda terbuka untuk ide lain yang berpotensi lebih baik tentang cara meningkatkan kinerja dan produktivitas, dan Anda cukup gesit dan fleksibel untuk mengubah pendekatan Anda.

Butuh ide lain? Mudah terapkan peretasan sederhana namun efektif ini untuk meningkatkan produktivitas dan meningkatkan kinerja.

Menyimpulkan semuanya

Mendorong orang terlalu keras untuk mencapai tujuan produktivitas yang sewenang-wenang dan tidak realistis dapat menjadi bencana bagi kesejahteraan mereka dan bisnis Anda. Langkah pertama dan terpenting dalam strategi peningkatan produktivitas apa pun adalah fokus untuk membuat karyawan bahagia. Hal ini dapat dicapai melalui:

• Menetapkan harapan dan memantau kinerja dengan lebih baik
• Memberikan pelatihan yang tepat
• Meningkatkan komunikasi dengan karyawan
• Terbuka untuk menyesuaikan lingkungan kerja Anda

Baca Juga: Peluang Pekerjaan Untuk Kalian Para Alumnus Akuntansi

Karyawan yang terlalu banyak BEKERJA dapat mempengaruhi setiap area bisnis Anda. Begini caranya:

• Produktivitas merosot ketika karyawan tidak dapat menyelesaikan semuanya.
• Kualitas memburuk ketika karyawan tidak dapat meluangkan waktu untuk melakukan pekerjaan mereka dengan benar.
• Pertumbuhan terhenti ketika karyawan tidak dapat melepaskan diri untuk mengikuti pelatihan baru atau menerapkan proses yang dapat membantu bisnis.
• Layanan pelanggan menurun ketika karyawan hanya fokus untuk bertahan dan tidak dapat berkonsentrasi untuk membangun dan mempertahankan hubungan pelanggan.
• Reputasi menderita ketika sebuah perusahaan dikenal untuk menjalankan karyawannya ke tanah.
• Semangat turun ketika karyawan kehilangan gairah. Mereka terbakar atau meninggalkan perusahaan.

Lebih dari separuh karyawan Amerika merasa terlalu banyak bekerja atau kelelahan, menurut Indeks Tempat Kerja Keunggulan Bisnis Staples 2016. Penting untuk mengenali tanda-tanda karyawan yang terlalu banyak bekerja sejak dini untuk mencegah kelelahan dan, semoga, membantu mengurangi gesekan.

Perhatikan enam tanda peringatan karyawan yang terlalu banyak bekerja ini:

1. Performa kerja yang buruk

Awasi karyawan yang tidak memenuhi tenggat waktu, menyerahkan proyek terlambat atau tidak lengkap, atau melakukan pekerjaan minimum untuk bertahan.

 2. Ketidakhadiran

Catat bila anggota tim sering terlambat atau bolos kerja.

3. Emosi karyawan yang meningkat

Pernahkah Anda mengamati karyawan memiliki sumbu yang lebih pendek saat stres; sering terganggu, tidak bahagia atau tidak terlibat?

4. Umpan balik pelanggan yang buruk  

Apakah pelanggan mengkomunikasikan bahwa mereka telah melihat perubahan dalam pelayanan? Pernahkah Anda mendengar komentar seperti “Astaga, saya mencoba menjadwalkan sesuatu dengan Shannon, tapi dia menjadwalkan empat bulan. Dia pasti sangat sibuk.”

5. Bekerja berjam-jam  

Perhatikan karyawan yang meluangkan waktu di luar jam kerja, pada akhir pekan dan hari libur, dan tidak mengambil cuti.

6. Mengungkapkan pernyataan

Waspadalah terhadap komentar seperti, “Saya praktis tinggal di sini,” atau “Saya berharap saya bisa berlibur, tetapi saya harus bekerja 40 jam ekstra hanya untuk mengambil satu,” atau “Saya tidak ingat buku terakhir yang saya baca untuk bersenang-senang.” Karyawan mungkin mengatakan hal-hal ini dengan setengah bercanda, tetapi itu benar-benar sinyal marabahaya.

Mengatasi Kejenuhan

Jika Anda melihat tanda-tanda ini, inilah saatnya untuk bertindak sebelum kejenuhan terjadi. Bicaralah dengan setiap karyawan satu per satu untuk mengetahui ruang lingkup masalahnya.

Anda juga ingin mengumpulkan beberapa informasi lebih lanjut tentang beban kerja karyawan atau mempertimbangkan untuk mempekerjakan seorang organisasi pemberi kerja profesional, atau PEO, untuk menggali lebih dalam proses organisasi Anda untuk mengelola alur kerja.

Analisis pekerjaan juga dapat memberikan wawasan yang berguna.

Apa deskripsi pekerjaan karyawan? Apakah itu masuk akal? Atau apakah dia bertanggung jawab atas lima pekerjaan dalam satu pekerjaan? Tindak lanjuti dengan studi waktu. Apakah karyawan tersebut menghabiskan 10 jam seminggu untuk pekerjaan administrasi, padahal seharusnya dia berkonsentrasi untuk menjual produk Anda atau tugas lain yang lebih penting?

Jika Anda melihat tanda-tanda ini di lebih dari satu karyawan, perhatikan lebih dekat budaya organisasi Anda.

Apakah bekerja berjam-jam adalah norma? Apakah boleh, dan bahkan dianggap sebagai kebanggaan, bagi karyawan untuk mengatakan bahwa mereka terlalu banyak bekerja?

Jika itu masalahnya, karyawan yang terlalu banyak bekerja kemungkinan tidak akan memberitahu Anda saat mereka stres dan hampir kehabisan tenaga. Mereka hanya akan meninggalkan perusahaan Anda dan mencari pekerjaan di tempat lain.

Bersikaplah proaktif untuk mencegah karyawan yang terlalu banyak bekerja

Skenario yang ideal adalah mencegah karyawan Anda bekerja terlalu keras sejak awal. Meskipun hal ini tidak selalu memungkinkan, para pemimpin bisnis sering kali mengetahui sebelumnya kapan mereka mungkin membutuhkan karyawan untuk bekerja lebih banyak – misalnya, ketika perusahaan mendapatkan klien baru atau karyawan yang sangat diperlukan pergi.

Bersikaplah jujur ​​dan transparan saat karyawan perlu meluangkan waktu ekstra, lalu susun rencana untuk membantu mereka mengatasinya. Jika seseorang meninggalkan organisasi Anda, mungkin Anda bisa mengacak-acak beban kerja atau mendatangkannya bantuan sementara atau paruh waktu.

Pastikan untuk memberitahu karyawan langkah demi langkah apa yang Anda rencanakan untuk membantu mereka sampai pengganti dipekerjakan, dan garis waktu Anda untuk membuat perubahan.

Gunakan praktik terbaik ini untuk menghindari kelelahan pada karyawan Anda

Mengelola beban kerja tenaga kerja Anda, dan memastikannya tidak membuat karyawan Anda stres, adalah proses yang berkelanjutan. Berikut adalah beberapa praktik yang mungkin ingin Anda coba:

• Periksa dengan karyawan secara teratur, dalam pertemuan satu lawan satu, untuk melihat bagaimana kinerja mereka dengan beban kerja mereka, dan untuk memberikan bantuan dan bimbingan. Pastikan tidak ada di antara Anda yang melewatkan pertemuan.
• Lakukan survei perusahaan, wawancara keluar, dan bahkan tetap wawancara untuk melihat apakah budaya perusahaan Anda menormalkan kerja berlebihan. Bagaimana perasaan mereka tentang seberapa banyak mereka bekerja? Dukungan apa yang mereka butuhkan?
• Memungkinkan karyawan untuk bekerja di rumah atau jam kerja fleksibel. Tidak bepergian ke kantor dapat membuat perbedaan besar ketika orang merasa kewalahan.
• Memotong pertemuan yang tidak efektif dan tanpa tujuan yang jelas.
• Tekankan efisiensi sebagai bagian penting dari budaya perusahaan Anda, latih staf Anda tentang arti efisiensi dalam organisasi Anda, dan bantu mereka menghilangkan inefisiensi.
• Berdayakan karyawan Anda untuk mengatakan tidak — apakah itu untuk proyek tambahan atau kunjungan klien yang dapat ditangani dengan mudah dengan panggilan telepon.
• Memberikan makan siang atau snack kepada karyawan yang bekerja lembur. (Untuk karyawan yang berhak atas upah lembur, pastikan untuk mencatat, dan membayar, sepanjang waktu bekerja, termasuk makan siang jika bekerja. Ikuti semua peraturan Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil.)
• Kirimkan survei gaji rutin untuk melihat bagaimana organisasi Anda menumpuk. Jika Anda membayar lebih rendah kepada karyawan Anda, itu akan menyebabkan kelelahan lebih cepat, dan mereka cenderung pergi jika terlalu banyak bekerja.
• Pastikan staf Anda menggunakan PTO mereka dan mengambil cuti setelah musim sibuk (seperti musim pajak untuk kantor akuntan).

Dengan strategi ini di tangan, Anda akan diperlengkapi dengan baik untuk membantu karyawan Anda mengelola beban kerja mereka. Hasilnya, mereka akan menjadi kontributor yang lebih bahagia dan lebih sehat untuk organisasi Anda.